信息工程学院计算机开发研究协会管理制度

一、部门工作的分配

文秘部：

1. 负责协会日常会议准备（包括主持人）工作，包括会议前的成员签到和做好例会内容记录以及会议的摄影留念工作；

2. 做好文档，资料及日常文件的分类整理工作，保证材料完整不能丢失；

3. 收集并整理好会员档案的管理工作；

4. 新会员会费的收集、管理、上交等。

5. 活动经费支出的审核递交和下发经费后的经费管理，以及使用经费的登记，发票等细则。

6. 对大型比赛的工作则与其他部门进行协同处理。主要包括各种大型的比赛，比如大挑，大创，IT科技节等比赛的宣传。

7. 电子屏PPT的制作，公众号的推文制作与管理。

活动部：

(1)小型的活动必须提前一周准备，大型活动必须提前两周准备；

(2)做好日常工作的同时并协助做好部门内部各种活动策划，策划包括：思考活动类型，形式，主题。活动要有创新但也要可实行性，同时还要有影响力；

(3)负责与文秘部协助写好活动计划书（活动的策划需预先征集理事团和会长团意见）：内容包括活动主题、目的、形式、参加对象、时间、地点、活动流程、经费预算、工作人员安排以及预备方案等；

(4)完善计划书并递交给会长团（副会）等待审批；

(5)熟悉校内的活动地点申请流程，如有需要则需要提前向校那边申请活动地点（校内）；如果要申请校外地点，也需要提前联系好活动地点的负责人，并提前去了解地点环境状况；

(6)每次开展活动之前都要征集理事团和会长团的意见，增添一些有创意有趣的活动项目，打造本协会的特色节目；

(7)每年10月份(具体时间为招新时间的前一周)都要准备好招新会员的工作，以保证招新工作的顺利正常进行。

技术部：

1. 积极参与并鼓舞会员积极参加IT文化节，大挑，大创等相关比赛。

2. 提前准备好会员培训的技术指导资料，每次培训后需总结每次培训的效果，不足并提交至会长团，以便距离最近一次的理事会议进行总结和分析。

3. 收集有关计算机的资讯和资源分享给会员。

4. 活动宣传的后期处理。

5. 计协的电子显示屏的维护，系统升级，以及PPT展示，资讯展示的维护工作，及时更新最新内容，禁止播放未经审核的内容。

二、各种会议及相关制度

会员大会：自每年招新时间开始的后延一周内必须进行一次会员见面大会，会员大会要求所有理事都参加，如理事有事不能出席会员大会则需向副会请假。

社联会长例会：按时出席会长会议，若有事则需向社联请假。

理事会议：每三周需要召开一次理事会议。如需请假需向副会处请示。

部长会议：对上次活动的总结以及下次活动的工作安排。（本会议由会长团及部门部长召开）

部门会议：检查本月工作进展情况。如有重大活动，可由部长临时召集召开临时会议，并研究工作进展，内部要做好会议记录。（本会议由部长内部召开）

相关制度：

(1)如有特殊情况未能出席会议，必须向会议负责人请示；

(2)要学会将问题集中处理，部门会议记录应妥善保管；

(3)例会的出勤情况将作为考核理事干部的参评标准之一；

(4)协会理事考核只要基于出勤情况，会议纪律，绩效三方面工作；

(5)如有特殊情况可按之前计划好的进行调整；

(6)整个社团一个月开一次例会总结；各部门每两周开一次例会总结；技术理事每周开一次总结会议等；

(7)协调学生社联干部展开工作，并每周向社团负责人，指导老师汇报近期工作情况；

(8)正常开展各种活动，积极带领会员参与活动，尽量满足各位会员的合理的活动要求；

(9)日常会员活动，以会员自我管理为基本原则，达到学生社团工作的协调一致，正常开展；

(10)在工作中应服从上级领导的管理，积极配合工作等。