校办〔2018〕4号

 

校内各单位：

会议是动员部署、总结表彰、学术研讨、仪式庆典、研究决策的重要载体，会议举办质量对学校各项工作推进具有重要的意义。近年来，随着学校办学事业的发展以及对外交流日趋频繁，在校内举办的大型会议日益增多，在各单位的共同努力下，学校办会水平也逐步提高，对外充分展示了学校良好的形象。但总结近年来办会经验，个别部门在办会方面存在以下几方面问题：一是会议计划性有待加强,存在临时增加大型会议或者举办大型会议间隔时间过短的情况，会议筹备不充分，材料送审时间提前量不够；二是办会机制不够通畅,主办部门内部分工不明确，部门间没有召开工作协调会或者协调不充分，沟通不足；三是个别二级单位送审的会议资料质量不高,排版不够规范；四是会议议程设计不够合理，会议进程不紧凑。

为认真贯彻领导工作意图，加强会议申办的计划性，提升办会质量水平，加快推进落实学校重点工作，更好服务学校申硕的核心目标，征得学校领导同意，现就进一步规范大型会议活动组织及材料工作有关事项通知如下：

一、须提前申办的会议/活动

（一）全校性重大工作会议。如学校年度工作会议、学校暑期干部读书班、教学工作大会、“双代会”、招生就业工作会议、其他专项工作会议（申硕、省市共建等）。

（二）全校性总结表彰大会。如教师节总结表彰大会、学风建设表彰大会、暑期“三下乡”社会实践活动总结表彰大会等。

（三）大型仪式、庆典。如校庆活动、新生开学典礼、毕业典礼、迎新晚会、新春音乐会、揭牌仪式、重要机构成立大会等。

（四）学术论坛。如海峡两岸大学校长高端论坛、特殊教育高端论坛等有校外领导、专家出席的学术论坛、研讨会等。

（五）其他参加人数超过60人重大活动、会议。如湛台大学生夏令营、孔子课堂夏令营等具有较大影响力的活动。

二、会议/活动办理程序

纳入须提前申办校内大型会议/活动范围的，办会严格按照以下程序执行：

（一）二级单位根据学校当年党政工作要点，结合单位实际，围绕学校重点工作，制订大型会议/活动计划。党务口会议报党办，行政工作会议报校办，由两办汇总报校领导审定后，在全校范围公布执行。

（二）列入年度计划的大型会议/活动，组办部门应及时召开筹备工作协调会，提前安排有关准备工作，做到安排合理，细节明确，并至少在计划日期前两周将会议材料报送至党办或校办。材料包括但不限于：会议方案或会议手册、议程、主持词、领导讲话代拟稿（纸质版和电子版），纸质版需组办单位主要负责人签名确认。

（三）党办校办对会务工作予以协调，对会议材料进行审核、修改、完善，保留原稿修改稿，经分管文秘副主任签字后送相关领导审批。

（四）校领导签批后，一般性会议资料由组办单位印制、分发，校领导使用会议资料（主持词、讲话稿等）由两办印制并呈交校领导。会议召开前一周，承办单位向校办提交会议申报单，由校办挂网。会议承办单位准备宣传通稿，报宣传部。会议承办单位负责会务工作，校办协助。

（五）会议活动临时有变，承办单位必须指定专人及时告知校办，做相应调整安排，包括更新材料、协请领导等。

三、工作要求

（一）提前规划，增强会议的计划性。各单位要紧紧围绕学校中心工作，根据党政工作要点，结合本单位年度工作计划以及经费预算，通盘考虑，提前谋划，制定大型会议/活动计划。特别是校领导要求近期筹备召开的会议（详见附件1），牵头部门要认真谋划，提出具体会议计划，跟进落实有关组办事宜。杜绝“为办会而办会”“为使用经费而办会”的情形。各单位大型会议活动计划于春季学期第三周周一前报党办或校办。

（二）精心准备，提高会议资料质量。会议资料是会议活动的直观表现，质量的好坏直接决定办会效果。各承办单位要高度重视会议资料的准备，认真审核，确保会议材料准确、规范。代拟稿应紧扣会议主题，言之有物，数据准确完整，严禁抄袭复制网络内容。

（三）提前筹备，确保办会达到预期效果。各单位按照学校年度大型会议/活动计划，严格执行会议办理程序，提早周详做好联系校外领导专家、编制会议资料、召开工作协调会、会务服务等方面工作，确保会议顺利举办，达到预期效果。

请各单位于3月25日前将本单位拟承办的2018年大型会议/活动按照附件2的格式填写，通过OA平台报到校办秘书科，联系人：杨老师，电话3183226。

 

附件：1.校领导要求近期筹备召开的会议

2.大型会议活动报送样式

3.会议材料呈批表样式

4.材料规范格式及要求

 

 

                         党委办公室  校长办公室

                       2018年3月13日