学校各单位：
现将《湛江师范学院公文版头发文编号实施办法》印发给你们，请遵照执行。
2008年10月13日
主题词：公文处理 实施办法 通知
湛江师范学院党委办公室 2008年10月15日印发
（共60份）
湛江师范学院公文版头发文编号实施办法
为了正确使用各类公文，加强公文的规范化管理，提高公文运转处理的效率，现对我校公文版头和发文编号作适当调整，制定本实施办法：
一、各类公文版头及其适用范围
（一）文件格式版头
1．《中共湛江师范学院委员会文件》和《湛江师范学院文件》版头用于贯彻党的路线、方针、政策等，转发上级机关文件，颁布学校重要规章制度，公布学校中长期发展规划、年度工作要点和总结等，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项、批复下级机构的请示，向上级机关报告、请示工作。
2．《中共湛江师范学院委员会办公室文件》、《湛江师范学院校长办公室文件》用于湛江师范学院党委办公室、校长办公室根据授权，传达党委和行政的决议或决定，转发上级机关的文件，转批下级机构的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。
（二）函件格式版头
1.《中共湛江师范学院委员会》和《湛江师范学院》用于中共湛江师范学院委员会和湛江师范学院根据需要以函的形式制发公文。
2．《中共湛江师范学院委员会办公室》和《湛江师范学院校长办公室》用于湛江师范学院党委办公室、校长办公室根据需要以函的形式制发公文。
3.《中共湛江师范学院委员会部门函件》和《湛江师范学院部门函件》用于学校机关各部、处、室在职权范围内发布通知、相互之间联系工作等。
4.《湛江师范学院××学院》、《湛江师范学院××（教学教辅单位全称）》用于学院、教辅单位制发有关请示、报告、函、内部通知等公文。
（三）会议纪要格式版头
1．《湛江师范学院党委会议纪要》、《湛江师范学院校长办公会议纪要》和《湛江师范学院专题会议纪要》用于记载和传达相应会议情况和议定事项。
二、发文编号
发文编号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文单位代字，第二个层次是发文单位主办文件的部门的代字。
（一）以学校党委、行政名义对外行文，发文字号分别为“湛师党”、“湛师院”。
（二）由有关部门主办、以学校党委或行政名义发文使用如下机关代字：
党委办公室主办----------------------------湛师党办
校长办公室主办----------------------------湛师校办
党委组织部主办------------------------ ---湛师组
党委统战部主办----------------------------湛师统
纪律检查委员会主办------------------------湛师纪
党委宣传部主办--------------------------- 湛师宣
党委学生工作部主办------------------------湛师学工
党委武装部主办----------------------------湛师武装
监察处主办------------------------------ --湛师监察
学生处主办------------------------------- -湛师学生
规划与法规处主办---------------------湛师规法
人事处主办--------------------------湛师人事
教务处主办--------------------------湛师教务
科学研究与技术开发处主办--------------湛师科技
资产管理处主办----------------------------湛师资产
国际交流与合作处主办----------------湛师国交
财务处主办--------------------------湛师财务
保卫处主办--------------------------湛师保卫
后勤产业处主办----------------------湛师后勤
基建处主办----------------------- 湛师基建
招生与就业处主办-------------------湛师招就
审计处主办----------------------- 湛师审计
实验教学管理处主办------------------湛师实验
继续教育学院（处）主办--------------------湛师继教
校工会主办--------------------------------湛师工会
共青团湛江师范学院委员会主办------------- 湛师团委
门诊部------------------------------------湛师门诊
学报编辑部--------------------------------湛师学报
（二）学校各单位对内行文要编号，其发文编号一般为：单位规范简称（两个字）﹢年份﹢编号，如人事处公文：人事〔20××〕×号；人文学院的公文：人文〔20××〕×号。现将各单位的发文规范简称如下：
党委办公室（党办）、校长办公室（校办）、党委组织部（组织）、党委统战部（统战）、党校（党校）、党委宣传部（宣传）、纪律检查委员会（纪委）、监察处（监察）、机关党委（机关）、学生工作部（学工）、学生处（学生）、招生与就业处（招就）、党委武装部（武装）、保卫处（保卫）、教务处（教务）、人事处（人事）、科学研究与科技开发处（科技）、规划与法规处（规法）、国际交流与合作处（国交）、资产管理处（资产）、基建处（基建）、财务处（财务）、审计处（审计）、实验教学管理处（实验）、继续教育学院（继教）、后勤产业处（后勤）、图书馆（图书）、离退休办公室（离退）、教育工会（工会）、团委（团委）、门诊部（门诊）、学报编辑部（学报）、人文学院（人文）、法政学院（法政）、外国语学院（外语）、教育科学学院（教育）、音乐学院（音乐）、美术学院（美术）、数学与计算科学学院（数学）、商学院（商学）、物理科学与技术学院（物理）、信息科学与技术学院（信息）、化学科学与技术学院（化学）、生命科学与技术学院（生命）、体育科学学院（体育）、思想政治理论课教学部（思政）、基础教育学院（基教）。
（三）各类函件编号
1、以中共湛江师范学院委员会和湛江师范学院名义对外发出的函件使用“湛师党函”和“湛师院函”。
2、以中共湛江师范学院委员会办公室和湛江师范学院校长办公室名义对外发出的函件使用“湛师党办函”和“湛师校办函”。
（四）会议纪要编号
党委办公会议纪要编号为：湛师党纪要[200 ]×号；校长办公会议纪要编号为：湛师校纪要[200 ]×号。
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