湛江师范学院会议室使用规定 （暂行） 为规范学校会议室的管理，提高使用效率，更好地为学校教学、科研、行政工作服务，特作如下规定： 一、会议室范围 一号会议室（行政楼302）：28座； 二号会议室（行政楼409）：42座； 国际会议厅（综合实验楼一楼）：150座； 学术报告厅（图书馆1楼）：237座； 音乐厅（第二教学楼一楼）：544座。 二、使用范围 1、一、二号会议室主要用于召开学校党委常委会、院长办公会；学校党政领导主持召开的工作会议；接待上级领导及前来我校交流、调研的校外单位领导。 2、国际会议厅主要用于举行国际性、全国性会议和学校层面会议以及接待外宾。 3、学术报告厅主要用于举行学校层面的会议和高层次的学术报告、讲座等；校外单位有偿举办的活动。 4、音乐厅主要用于学校举办的宣传教育活动、报告讲座、大型会议、文艺演出等；校内各单位组织的报告、讲座、演出、庆典等活动；音乐学院的教学活动；校外单位有偿举办的活动。 三、使用申请的程序与审批 1、一、二号会议室由院长办公室负责管理和安排使用。除学校每周会议安排表安排的会议外，校内单位可提前两个工作日向院长办公室秘书科递交拟办会议申请表，申请由其牵头举行的单位提出，院长办公室按照“单位会议服从学校级会议，先申请先使用”的原则统一安排。校内各单位内部会议原则上不予安排。 2、国际会议厅由院长办公室统一安排使用，由相关部门负责具体的管理工作。校内单位举办全校性会议时，由活动承办单位填写国际会议厅使用申请表递交院长办公室综合科，经院长办公室同意后使用。 3、学术报告厅、音乐厅由院长办公室和后勤产业处共同协调安排使用；后勤产业处物业中心根据《湛江师范学院场馆管理办法（试行）》（湛师院[2005]46号），负责具体管理工作。 （1）由校内各单位举办的全校性会议和学术活动，由举办该活动的牵头单位提前7天时间向院长办公室综合科递交音乐厅或学术报告厅使用申请表，经同意后使用。 （2）校内各单位组织的非全校性会议和其他活动，由主办单位提前7天时间向院长办公室综合科递交使用申请表。经院长办公室同意后方可举行。该活动如有校外单位参与，则需在申请表上备注一栏中注明合作的性质及活动内容，由院长办公室审核后方可进行。每个场所每个单位每学期原则上只允许使用一次，超出使用次数的，按物业管理中心相关规定有偿使用。 （3）音乐学院需在每学期第二周前向院长办公室综合科递交本学期的音乐厅教学活动使用计划。如要举行计划外的活动，需提前7天向院长办公室综合科递交音乐厅使用申请表，经与院长办公室协商后使用。 （4）校外单位使用，须提前7天向后勤产业处物业中心提出书面申请，由院长办公室和后勤产业处物业中心协商同意后方可有偿使用。收费按物业管理中心相关规定执行。 四、使用要求 1、一、二号会议室、国际会议厅使用要求 （1）学校安排举行的会议，会务由院长办公室综合科负责。 （2）由校内各单位和校外单位主办的会议，所有会务工作由主办的单位负责。具体应做到以下： ① 提前到达会场，做好会场布置及准备工作： ② 会议室的茶水、卫生要自行负责； ③ 会议所需使用的笔记本电脑、投影仪等设备由会议主办单位准备。 ④在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在院长办公室专人指导下开展，并在使用后及时清除，以保持会议室整洁。 ⑤ 会议期间请自觉保持室内清洁。会议结束后，使用单位应及时清理会场，关闭门窗、空调、饮水机等，并通知院长办公室，若出现安全问题及其他隐患，学校将追究使用单位的责任。 ⑥ 使用单位要爱护会议室的物品及设施，造成损坏及丢失的由使用单位赔偿。 2、学术报告厅、音乐厅使用单位的使用要求、场地的维修与维护根据《湛江师范学院场馆管理办法（试行）》（湛师院[2005]46号）执行。 以上各规定中未尽事宜，由院长办公室负责解释，本规定在公布之日起实施。 附：会议拟办申请表 学术报告厅使用申请表 国际会议厅使用申请表 音乐厅使用申请表
院长办公室 二00九年二月二十七日 | 
