岭师国交〔2023〕50号
校内各单位:
《岭南师范学院举办国际及港澳台会议管理办法（2023年修订）》业经2023年3月26日第3期校长办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
岭南师范学院
2023年5月16日
岭南师范学院举办国际及港澳台
会议管理办法（2023年修订）
第一章 总则
第一条 为规范举办国际及港澳台会议的管理，根据广东省《关于在粤举办国际会议的管理细则》及广东省外事办公室对举办国际会议的相关要求，特制定本办法。
第二条 本办法所指的国际会议是指由学校或校内二级单位在华举办（含主办、合办、承办）的，与会者来自3个或以上国家（含中国）的会议。主要包括：国际组织委托中国有关机构举行的年会、例会及其他会议；综合性国际组织在华举办的各类会议；涉及某一专门学术领域或为某一课题举办的国际研讨会等。
第三条 本办法所指的港澳台会议是指由学校或校内二级单位在我国境内举办（含主办、合办、承办）的，与会代表仅涉及中国大陆及港澳台三地的会议（含论坛、研讨会、报告会、交流会等）。
第二章 管理与实施
第四条 举办国际、港澳台会议应具备以下条件：
（一）举办会议的校内二级单位（以下简称举办单位）须在与会议主题有关的领域内具有一定的学术造诣或工作基础，拥有较为完善的学科梯队和较强的科研力量，在国（境）内外的同行中有一定影响力。
（二）会议的主题应符合我国改革开放和科研、教育发展的要求，不涉及国家安全和主权、领土争端、宗教、意识形态等敏感问题。
（三）凡属研讨性会议，举办单位须征集到国（境）内外学术水平比较高的论文。
（四）举办单位须邀请到国（境）内外的学者、专家参加会议，邀请在国际上具有影响力的知名专家担任学术委员或主讲嘉宾。
（五）举办单位须与学校相关二级单位共同筹划会议，妥善安排会议场所、食宿、交通及安全等方面工作。
第五条 举办会议须从实际出发，从严掌握，积极举办对提高学校国际知名度和对学校科研和教学发展有重大意义的会议。以学校名义在国（境）内举办的国际及港澳台会议，须明确学校为会议的主办者、联合主办者或承办者；联合主办的会议，在申报时须提供另一主办方的同意函；由其他单位主办、拟由学校承办的会议在申报时须提供主办方的委托函或任务批件。
第六条 举办会议须在每年规定时间内申报下一年度的办会计划，并至少提前180个工作日将会议的主题、内容、目的、规模、日期、地点、必要性、经费预算来源及会务安排等内容通过OA办公平台正式申报，经学校审批同意后，由学校国际交流与合作处（港澳台事务办公室）（以下简称“国交处”）报有关政府部门批准后，方可正式筹备举办。
第七条 获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如需更改，须在原定会议时间的前2个月（不含寒暑假）向国交处提出正式申请，经分管校领导同意后，由国交处报有关政府部门批准后方可变更。
第八条 举办会议的有关单位应切实做好会前准备工作和会议组织工作，提高办事效率和会议效益。
第九条 举办单位应制定应急预案，如发生重大涉外事件或伤亡事故，须及时向上级有关部门报告。
第十条 坚持节俭办会的原则，厉行节约，严格按照学校财务管理制度及相关要求，做好经费预算，限定经费开支范围和开支标准，不得超范围开支，不承担应由参会单位/人员承担的费用。会议是否收费由举办单位按照相关规定视情况研究决定，不得以盈利为目的。
第十一条 举办单位应成立学术组和会务组，负责会议的具体筹备工作。
学术组负责与会议有关的学术活动。包括确定会议主席、执行主席、秘书长、主持人等人选；确定会议议题，征集会议论文或PPT，编印论文集；制定会议流程；撰写领导发言稿；提供国（境）内外参会代表名单及简介；组织进行会议资料（含论文、发言材料及视频资料等）初审，并提交学校党委宣传部和国交处进行复审，对有政治性错误内容的材料，应及时改正、停止印发或取消发表。
会务组负责统筹行政管理和组织工作，包括会议通知函件的印发；会议的预算、收支、结算；会场与代表住地的选定；会议期间的接待、会务、宣传、安全等工作。
第十二条 举办单位应遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与国交处联络，不得随意对外表态。
第十三条 会议结束后，举办单位须认真总结经验，提高办会水平,并在一个月内向国交处提交书面总结，内容主要包括：会议举办情况总结；国（境）外学者名单 (包括姓名、单位、职务/职称等)；会议手册、论文集、图片视频、会议相关新闻报道等材料。由国交处审定成文后上报有关部门。
第三章 附则
第十四条 本办法由国际交流与合作处（港澳台事务办公室）负责解释。
第十五条 本办法自公布之日起施行，原《岭南师范学院举办国际、港澳台会议管理办法（试行）》（岭师国交〔2020〕87号）同时废止。
