出国（境）参加国际学术会议（包括讨论会、短期班、研讨会、工作会议、展览会等）是了解有关学科当前国际学术交流的一条重要途径。为了做好出席国际学术会议人员的选派和管理工作，特作出如下规定：
1 、出国（境）参加国际学术会议由外事办报批和办理出国护照和签证手续。
2 、申请出国（境）参加国际学术会议的人员应在 3 个月前提出书面申请，经所在系或部门负责人同意后，连同系总支政审意见报外事办，由外事办送组织部政审后起文呈校领导审批。
3 、申请出国（境）参加国际学术会议的人员需要提供如下材料：
1 ) 个人书面申请（ 1 份）
个人书面申请应写明邀请单位、邀请人姓名、出访时间、地点、访问国家或地区、途 经国家或地区出访任务和经费负担办法。
2 ）所在系（部、处）审核意见（ 1 份）
3 ）系、部党总支政审意见（ 2 份）
4 ）中文论文摘要（ 5 份）
5 ）论文录取通知书或会议邀请信（原件和复印件共 5 份）
6 ）出访人身份证复印件（ 2 份，按原件大小栽好）
7 ）出访人员近期大一寸正面黑白免冠光面相片（ 6 张）
8 ）如属公派自费出访的，要提供经济担保书或银行存款证明（ 2 份）
9 ）论文密级函（ 2 份）
4 、申请出国（境）参加国际学术会议，必须事先了解清楚如下问题：
1 ）会议的准确名称、内容、水平、日期和会址
2 ) 发起单位和主办单位的情况
3 ) 会议有无“两个中国”、“一中一台”及其他政治背景
5 、申请出国（境）参加国际学术会议人员必须具备如下条件：
1 ）政治上符合出国（境）条件，热爱祖国，坚持四项基本原则
2 ）对会议使用的外语必须达到“四会”水平
3 ）必须有论文被大会所接受
4 ）寄给国际学术会议的论文，事前应经系和科研处审核，并拙具论文密级鉴定书，未经审核而寄出论文，不给办理出国手续，所发表的论文，学校不予承认
5 ）所参加的会议内容，对我院学科建设和发展有利，符合我院学科建设的整体规划的要求
6 ）优先考虑重要学科负责人、学术骨干和重点教师的申请
6 、出国（境）参加国际学术会议的经费
1 ）出国（境）参加学术会议人员的经费原则上由所在系或部门负担。需要使用学校、系或个人科研经费的，要事先经系和科研处负责人批准，批准额度由科研处决定。五千元以上需经主管院长批准。
2 ）凡有科研项目经费者，视情况可以从其中支付一部分或全部，不足部分由申请人所在的基层单位资助或负责筹资。
3 ）凡个人没有课题经费者，本人是处、系级正职领导、学院重点教师、重点学科负责人、学术骨干、由学院视经费数额情况从重点教师培养费，学院“四重”建设费中筹集部分，最多不超过 50% ，基层单位筹集 50% 以上；其他人员则按学院经费情况，最多只能资助所需经费的 30% ，其余由基层单位负责筹集。
4 ）所参加的会议内容，对我院的学科建设和发展有利，符合我院学科建设的整体规划的要求；
5 ）优先考虑重要学科负责人、学术骨干和重点教师的申请。
7 、出国（境）参加国际会议的人员回国后，必须及时认真写出总结，并向本校同行传达会议学术动态和信息，以扩大受益面。
8 、参加国际学术会议的人员，必须在回国后 5 天内把护照交回学院外事办统一管理。
9 、湛师院 [1996]58 号文仍适用。
出国参加国际学术会议的办事程序：
1. 个人写出申请报告
2. 所在系提出审核和政审意见
3. 外事办审查后起文交院
4.呈院领导审批
5. 报上级主管部门审批（高教厅、省外办）及省科研有关学位
6. 院组织部、市人事局办理政审批件
7. 省或市外办办理护照及签证
