学校各单位：
《湛江师范学院公文处理办法》经修订完毕，现印发给你们，请遵照执行。
2007年10月15日
主题词：规章制度 公文处理 通知
湛江师范学院党委办公室 2007年10月23日印发 （共60份）
湛江师范学院公文处理办法
（修订）
第一章 总 则
第一条 为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家机关公文处理的有关规定，结合我校的实际，制定本办法。
第二条 湛江师范学院公文（以下简称“公文”），是学校机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
第七条 党委办公室、校长办公室（简称党委办、校长办）是公文处理的管理机构，主管学校机关的公文处理工作并指导全校单位的公文处理工作。
第八条 学校各单位应有专（兼）职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 我校公文的种类主要有：
（一）决定
适用于对学校重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（二）通告
适用于公布全校各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（三）通知
适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复
适用于答复下级单位的请示事项。
（八）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
此外，由学校制定或批准，规定有关事项和特定范围内的工作措施、或对事务进行约束的学校规章制度，如规定、办法、方案、细则等，用通知的形式发布。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文编号由发文单位代字、年份（用方括弧括入）、序号组成，具体如：湛师院+发文部门代字+[年号]+序号（序号不加虚号，如“1号”不编为“001号”）。联合行文，只标明主办单位发文字号。
以学校名义印发的公文，由校长办（或党委办）负责统一编号。以学校名义印发的上行文，发文字号为“湛师院[20××]×号”或“湛师党[20××]×号”；以学校名义印发的平行文、下行文，机关代字应包括“湛师”和主办文件部门代字，如校长办起草的文件发文字号为“湛师院办[20××]×号”，人事处起草的文件为“湛师人事[20××]×号”等；以学校名义印发的信函式公文，发文字号为“湛师院函[20××]×号”。
（五）请示、报告等上行文应当在首页紧靠发文字号右侧注明“签发人”和签发者姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。以学校名义下发全校的公文，主送机关的统称为：学校各单位或校内各单位。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件应与主件装订一起发送。
（九）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章，并且主办部门印章在左。印章要盖在发文机关正中央，要求上不压正文，下压日期。
（十）成文日期，以领导签发的日期为准；联合行文以最后签发部门领导的签发日期为准。会议讨论通过的文件，以讨论通过的日期为准，并应在标题下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。请示公文必须在附注中写明联系人姓名和联系电话。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。一份文件标引的主题词最多不超过 7 个，主题词在公文的抄送栏之上顶格标注。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）校发公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和印制日期。
第十一条 公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
校发公文格式纸共分四种：
（一）以学校党委名义、以党委和行政联合名义或党委办公室名义发出的公文一律使用“中共湛江师范学院委员会文件” 红色公文首页。
（二）以学校行政名义向上级单位呈送的请示、报告使用“湛江师范学院文件”红色公文首页。公文眉首（即位于公文首页红色反线以上的各要素）位于首页公文二分之一处。
（三）以学校行政名义向校内发布的决定、通告、通知等，使用“湛江师范学院文件”红色公文首页。公文眉首位于首页公文的上端。
（四）以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，使用“湛江师范学院（或“中共湛江师范学院委员会”）”信函式红色公文首页。
以学校机关部门名义印发的公文，不得使用“××××文件”的红色公文首页，但可以使用印有该发文单位全称的信函式红色公文首页。各二级学院和教学部可以使用印有该单位全称的红色公文首页和信函式红色公文首页。
第十二条 校发公文排版规格是：
（一）公文用纸天头（上白边）为 37mm ，左侧订口为 28mm ，版心尺寸为 156 × 225mm 。
（二）文字从左至右横写、横排。
（三）发文编号用 3 号仿宋体字，其中使用“××××文件”红色公文首页的位于 “××××文件”字样和公文标题的中间，使用信函式红色公文首页的位于公文标题和正文之间。
（四）公文标题用 2 号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。
（五）正文用 3 号仿宋体字。每页排 22 行，每行排 28 字。
（六）签发人、主送机关、附注、附件用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。
第四章 行文规则
第十三条 一般情况下，下级机关不得越级请示和报告。需向上级请示和报告的，有关单位应草拟初稿，并填写“湛江师范学院公文呈批表”，连同“请示”或“报告”原件送交党委办或校长办办理，不宜直接送领导个人。因特殊情况必须越级向上级请示时，应抄报校长办（或党委办）。
第十四条 学校机关部门可以相互行文和向学校下属单位的相关部门行文；除以函形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级单位正式行文。
学校机关、各下属单位一般不得对外正式行文。
第十五条 校内同级单位可以联合行文，但校内各部门之间对有关问题未经协商达成一致的，不得擅自行文，否则，学校有权责令纠正或撤消。
第十六条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，不要同时多头报送，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
第十七条 除学校领导直接交办的事项外，不得以单位名义向学校领导报送“请示”、“意见”和“报告”。
第十八条 受双重领导的单位向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级部门行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章 发文办理
第十九条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、初核、复核会签、签发、登记、排印、校稿、缮印、用印、分发等过程。
以学校名义印发的公文制作流转程序主要包括：主办单位拟稿、秘书科初核、校长办（或党委办)主任复核、有关部门及校领导会签、学校领导审批签发、秘书科登记编号、文印室排印样稿、承办单位一校、秘书科二校、文印室印刷、机要科加盖印章、综合科分发等。
第二十条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。“特急件”应提前一个工作日、“急件”应提前二个工作日送达校长办（或党委办）。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十一条 草拟以学校名义印发的公文，拟稿单位应按要求填写“湛江师范学院公文呈批表”的相关内容，连同按公文规范格式打印的文稿和电子文档一并送校长办（或党委办），由校长办（或党委办）按程序办理。
第二十二条 拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十三条 公文送校领导签发前，由校长办（或党委办）进行审核。审核的重点是：
（一）是否确需行文；
（二）行文方式是否妥当；
（三）内容是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；
（四）公文格式是否符合本实施细则和有关规定等；
（五）文字表述是否准确，条理是否清楚，语法是否规范，标点符号使用是否恰当等。
第二十四条 学校党委的重要文件，由党委书记签发；学校行政的重要文件，由校长签发；一般事务性的文件，可由分管该项工作的校领导签发；经会议授权或经签发人授权的文件，可由被授权人签发；学校党委办、校长办代学校党委、行政发布的文件，其签发权限与党委和行政文件相同。
以本单位名义制发的上行文、下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十五条 公文正式印制前，主办单位承办人应先到文印室领取公文样稿进行校对，然后送秘书科进行复核，重点是：表达是否准确，文字和标点符号是否正确，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
文稿如需作较大修改，应与原拟稿单位协商或请其修改；如文稿已经校领导审批过，修改后需按程序经审批领导复审。
对需要上报的公文，由主办单位负责呈送有关单位。公文发出后，发现错误，应当及时追回更正。
第二十六条 拟稿、修改、审批和签发公文应使用符合存档要求的黑色钢笔或签字笔，并力求字迹清楚。
第二十七条 学校公文经打印和校对修改，要求文字准确率100%，编排美观，印刷字迹清晰，装订整齐。
第六章 收文办理
第二十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序，分上级来文收办和校内签报收办两种。
第二十九条 收到上级机关下发或交办的公文以及校外单位发来的公文，由校长办（或党委办）登记编号，附“湛江师范学院文件呈批传阅单”，经秘书科提出呈阅意见、校长办主任（或党委办主任）确认后送各有关领导传阅批示；校长办（或党委办）传达批示，将文件发送有关部门传阅、处理，阅后由校长办（或党委办）存档。如遇需急办的公文，校长办（党委办）先行复印送有关部门处理，并明确办理时限。原件留校领导传阅。
第三十条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十一条 校领导审阅后，应将文件退党办校办处理，一般不直接交给承办部门。
校长办（或党委办）收到领导批示的文件后，应按照批示意见及时处理。
第三十二条 收到需要办理的公文，应首先进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范。
第三十三条 公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。
第三十四条 经审核，对符合本实施细则的公文，文秘部门应当及时送办公室负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合本实施细则的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
文秘部门对校内各单位请求批准事项的公文，应当在收到后的7个工作日内将办理情况答复来文单位。
第七章 公文归档
第三十六条 公文办理完毕后，应当根据国家法律法规及时将公文形成过程中的重要稿件、定稿、正本和有关材料整理立卷。传真文件应当复印后，存留复印件。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十七条 归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
案卷标题应当准确反映卷内公文的作者、内容和文种。
第三十八条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十九条 本单位负责人兼任其他职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
第四十条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案馆移交。
第四十一条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十二条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十三条 全校各单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度。
第四十四条 公开发布公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十五条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第四十六条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第四十七条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管部门负责人批准，可以销毁。公文的保密按有关规定办理。销毁秘密公文应按照国家规定的保密程序进行。
第四十八条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校档案馆。
工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章 附则
第四十九条 公文处理中涉及电子文件的有关规定将按照上级颁布的相关法规另行制定。其他专用公文如备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、贺词、新闻稿、广告书等依据专门规定办理。
第五十条 各单位的办公室或主管领导对上级部门和本单位发出公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第五十一条 本办法由党委办、校长办负责解释。
第五十二条 本办法自发文日起施行。学校过去印发和施行的有关公文处理的各种文件同时废止。
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