岭师校办〔2018〕110号
校内各单位：
现将《岭南师范学院办公自动化（OA）系统使用管理办法（2018年修订）》印发给你们，请认真贯彻执行。
岭南师范学院
2018年4月20日
岭南师范学院办公自动化（OA）系统使用管理办法
（2018年修订）
第一章 总 则
第一条 为规范办事流程，提高学校办公效率，提升管理水平，加强办公自动化系统（简称OA系统）的使用管理，根据国家电子政务和公文处理等有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 OA系统是智慧校园的一个子系统，包括公务办理、信息发布、事务管理、电子监察等功能模块，是学校实现办公自动化的基础平台。
第三条 本办法适用于经批准使用OA系统的二级单位（以下简称“使用单位”）及人员（以下简称 “使用人员”）。
第二章 系统管理
第四条 OA系统运行由学校统一管理，校长办公室为归口部门，网络与信息技术中心为技术支持和系统维护单位，各使用单位负责本单位资料管理、信息收发及工作流程办理等工作。
第五条 校长办公室指定专人作为系统管理员，负责OA系统的日常管理与监督，指导各使用单位实施办公自动化工作。
第六条 网络与信息技术中心指定专人作为系统超级管理员，负责保障系统正常运行和技术支持与维护，定期备份平台数据。
第七条 学校各使用单位要指定一名信息员负责本单位OA系统的管理、使用和相关事宜的协调处理，做好本单位人员信息变更处理等工作。
第八条 学校档案馆按照电子档案管理的有关规定，对办公自动化系统中产生的电子公文及其他电子材料归档工作进行指导和监督，并负责各类归档电子公文的安全管理、提供利用等工作。
第三章 帐户管理
第九条 OA系统实行实名制帐户管理，各使用人员均在系统中分配唯一帐户（帐户名为个人工号，密码自设）；调离工作岗位时，应到校长办公室信息与督办科办理销户或转户手续，各单位OA信息员应及时告知提醒。
第十条 因使用单位名称、公章、用户出现变更、撤销、合并等情况需在OA系统作相应处理，或新增使用人员开户、调离岗位人员销户或转户，由所在单位及时向校长办公室提出书面申请，由信息与督办科办理。
第十一条 OA系统中用户拥有的公文处理权限界定为四种角色（学校领导、单位主要负责人、单位负责人、普通用户），系统根据用户岗位职责进行角色分配，同时根据用户岗位分工作相应调整。
第十二条 OA系统超级管理员应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。
第十三条 使用人员应妥善保管自己的帐户和密码。用户密码应经常更换，登录系统后因故离开时要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失应及时告知所在二级单位系统管理员，并通过管理员协助重置用户密码。因泄露个人帐户密码或盗取他人帐户密码造成不良后果的，依法追究相关人员责任。
第四章 人员管理
第十四条 各单位的OA系统信息员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识、保密意识和相应的专业技术水平；熟悉OA系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律法规及学校管理制度，工作尽职尽责。
第十五条 使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作职责；必须对办公文件资料的安全性、保密性、准确性、完整性及发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入系统。
第十六条 使用人员如因出差、学习、请假等特殊原因离开岗位而无法及时登录处理电子公文时，可事先通过工作授权功能委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切责任和义务。
第十七条 使用人员不得在OA系统上发布与工作无关的公告，一切言论须遵守国家相关法律法规，尊重他人权益及隐私。
第十八条 各单位信息员每天上班后须及时登录OA系统，了解有关信息，通知有关人员，办理有关业务，以免错过办理时限，影响和耽误学校工作。
第十九条 系统超级管理员、系统管理员及各单位信息员须严格遵守各自与学校签订的《岭南师范学院OA系统使用安全保密责任书》，因个人原因造成OA系统运行安全保密受到影响的，将依法依纪追究当事人责任。
第五章 电子公文管理
第二十条 电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的公文及公文处理形式。
第二十一条 实施电子化办公后，除涉密公文外，学校党政公文办理和事务办理均使用OA系统完成。为便于工作监督和档案管理，原则上不再使用纸质文档办理党政事务。
第二十二条 学校电子公文的文种、格式、行文规则，须遵守现行的《国家行政机关公文处理办法》《党政机关公文处理工作条例》和《岭南师范学院公文处理实施细则》等文件精神。
第二十三条 上级和非隶属单位不涉密纸质来文，统一交由党委办公室机要科收文并扫描成数字化格式，上传至OA系统，按电子公文办理流程进行办理。
第二十四条 公文办理人完成本环节事务后，应将工作单及时转到下一环节的处理人员。如下一环节有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定选择正确的发送对象转交工作；如转交错误或需重新办理，可在接受方未办理前及时收回。接受方收到通知信息后，应及时办理。
第二十五条 为保证电子公文处理的时效性，从电子公文发出的某个环节到下个环节之间，原则上要按文件标识的缓急程度来处理。“一般”文件要求2天内处理完毕，“紧急”文件要求1天内处理完毕，“特急”文件要求即时处理完毕。
第二十六条 需要凭纸质公文办理相关事务的，相关单位须在来文表单中注明，由党委办公室机要科打印盖章供相关单位领取使用。
第二十七条 学校电子公文归档实行纸质文档和电子文档双套归档制。学校归档的电子公文由机要科从OA系统中统一打印一式两份，加盖OA系统公文验证印章后，分别交由党委办公室、校长办公室负责同志签字确认后，一份提交给发起单位，一份保存并在年终移交学校档案馆存档。各单位在OA系统上运行的电子公文，办结后统一由单位信息员整理归档，加盖单位公章，年底前移交学校档案馆。
第二十八条 其他与OA系统有关的电子文档按《岭南师范学院档案管理办法（修订）》归档管理。
第二十九条 使用OA系统办理的校内公文，除印少量纸质公文存档外，一律采用电子公文发布，便于各单位查阅执行；使用OA系统办理的外送公文，根据要求印制适量纸质公文存档和外送。
第三十条 OA系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。各单位可以从OA系统或“校内发文”处复制公开发布的公文转为纸质形式，由机要科加盖公章后，与被复制的电子公文具有同等效力。
第三十一条 OA系统中的电子公文经批准完成转换为纸质文件时，由党委办公室、校长办公室负责同志签字确认，并由机要科加盖学校公章后，该纸质公文即产生法定效力。
第六章 应急处理
第三十二条 当发现OA系统出现故障时，应及时通知网络与信息技术中心。网络与信息技术中心应及时组织人员查明原因，排除故障。重大故障无法在一个工作日内排除的，网络与信息技术中心须及时报告校长办公室。
第三十三条 当OA系统出现故障无法及时排除时，各使用单位可暂时按照纸质化办公操作，以保障正常办公运转。OA系统恢复后，需在系统平台补发该文件。
第七章 附则
第三十四条 全校工作人员应充分认识OA系统的重要性，认真履行岗位职责，积极配合推进学校办公自动化、无纸化，积极参加学校组织的OA系统操作培训，严格按照“智慧校园”OA系统设定的办公流程进行操作，努力适应新时期办公自动化对办公人员提出的要求。
第三十五条 OA系统的使用操作能力作为全校工作人员的基本素质要求，纳入个人年度考核范围。
第三十六条 建立OA系统推广应用考评机制，将各单位建设、使用和管理OA系统情况及“超时办理统计数”纳入单位综合目标效能考核；同时通过电子监察系统定期或不定期进行检查和通报。
第三十七条 本办法由校长办公室负责解释。
第三十八条 本办法自发布之日起施行。
