一、年度出访计划上报
各二级单位须在每年11月底预报下一年的年度因公临时（期限为3个月内的出访）出国计划（包括有厅级人员参与的因公临时出国团组）。国际交流与合作处（以下简称国交处）将年度因公临时出国计划上报学校党委常委会讨论通过后，方可进行团组报批手续办理。对未预报年度计划的出国团组，原则上不予受理其申请。
待学校党委常委会讨论通过后，国交处将年度厅级人员因公临时出国计划汇总，并向广东省人民政府外事办公室（以下简称省外办）上报年度厅级人员因公临时出国计划的相关材料，等待省外办审批。省外办批复后，国交处将省外办的批文进行网上公示。
二、出国手续办理流程
（一）团组分工
团组成员协商分工并指定一名团组秘书。团组秘书负责与国交处国际事务科对接，在出访前至少3个月（不含节假日）提供符合要求的材料，办理报批相关手续。
（二）报批手续流程
1、联系国外邀请方出具邀请函
团组秘书联系邀请方协商，并根据国交处提供的邀请函模板及要求，先拟定邀请函初稿，电子版发给国交处审核，审核无误后，由团组秘书发给邀请方签字盖章。团组秘书需将签字及盖章后的邀请函扫描件（PDF）发给国交处以准备材料的报批，待国交处审核上报无误后，再让邀请方把邀请函原件寄给团组秘书，办签证时须用原件。
2、出访团组校内申报审批 （约2周）
途径一： 通过校内OA系统提交出国申请，在相关领导审批通过后将OA申请流程截图并打印出来，交国交处国际事务科；
途径二：打印《岭南师范学院因公临时出国人员审批表》，并根据团组实际情况办理报请相关部门及领导出具意见，办理校内审批。完成审批后，团组秘书将审批表交国交处国际事务科。此方法只于2018年12月31日前有效。
3、出访团组校内备案及出国预算表审核
团组秘书汇总团组出访人员已填好的《因公临时出国人员备案表》（一式三份），经国交处审核无误后，由团组秘书打印后交党委组织部，由党委组织部报请因公临时出国事务分管校领导签署意见，加盖学校公章。盖章后的备案表一份留党委组织部备案，另外两份由党委组织部交回国交处国际事务科。
团组秘书根据国交处提供的《因公临时出国团组预算表及经费来源》（一式两份）填写好预算表，交财务处审核加盖财务处章并交回国交处国际事务科。
4、团组准备出访材料并交国交处预审（约2周）
团组秘书根据国交处国际事务科提供的省外办要求的材料清单及模板要求（详情请参考 “岭南师院因公临时出国团组报批材料说明”），认真细致准备各项材料，确保信息无误后将符合要求的材料交国交处国际事务科预审。
5、有厅级人员参与的团组出访须知：
有厅级人员参与的出访团组，若因行程调整导致实际出访月份与上报省外办的出访月份不一致，国交处需将已经审核好的报批材料提交校内请示，并将获批及加盖学校公章的报批材料上报广东省人民政府分管教育的副省长，得到副省长批复后，国交处将收到的批复材料再寄往省外办审批，方可出访。若调整行程后的出访月份与上报省外办的月份一致，则只需要按一般程序把符合要求的报批材料上报省外办即可，不需另向副省长请示。
*注：主管纪检监察工作的厅级领导须另报省教育厅纪检组批准后，再报省外办审批（用时至少3周）。
*注：若因机票原因或行程调整（如取消某出访国行程）而导致去返程的出境口岸或去返程的中转国变更，因公临时出国团组（包括非厅级人员参与团组）需经校内请示，经校领导同意后，再向湛江市外事侨务局提供情况说明。
6、对出访团组进行校内公示
因公临时出国人员/团组需提交审核完备的《岭南师范学院因公临时出国人员审批表》、《因公临时出国团组预算表及经费来源》、邀请函、日程安排至国际事务科，由国际事务科进行公示（5个工作日），确认公示无异议。
7、校内制文
（1）国际事务科将审核修改后的所有审批出访材料通过校内OA系统向校长办公室上报，校长办公室审核无误后报分管国际事务的校领导批准后出具请示文；
（2）国际事务科按照要求打印附件，送机要科加盖学校公章。
8、上报省外办审批
（1）国交处国际事务科登录省因公出访申报网站，填写出访团组信息，完成网上申报程序；
（2）国交处国际事务科邮寄已加盖学校公章的报批材料到省外办审批。
9、等待省外办批复（至少8周）
10、护照及签证办理流程（约3-5周）
（1）收到省外办批文后，因公护照过期、因公护照的有效期距离出境日期不够半年或没有因公护照的出国人员湛江市外事侨务局（以下简称市外办）理因公护照手续（1.自备相片及回执；2.自备身份证及复印件；3.本人签字及按指纹）；
（2）办理护照时，可同时提交签证需要的材料及签字；因各个国家的签证要求不同，准备签证材料前请咨询国交处国际事务科。
（3）市外办把相关签证材料寄省外办，省外办签证处统一寄送各国使（领）
馆申请签证。（不同国家情况不同，一个国家需时至少2周，个别国家要4周。）；
（4）省外办取得签证批准后，把护照及签证寄回湛江市外办 （需时1周，
紧急情况下可以由团组派人去省外办代领，须联系国交处开具代领函）；
（5）团组到市外办领取护照及付款（取发票回校报销用）；
（6）收到护照后,团组秘书需把护照交至国交处登记并扫描所有团组成员的主页及签证页，并将电子版发给国交处国际事务科保存（邮箱：lnugjswk2017@163.com）。
（三）出国行前准备
1、团组参加国交处举办的出国行前辅导，签订出访承诺书；
2、团组做好食宿行的准备，等待出访（订机票可以在获得护照号后即可
办理）。
三、出访及回国后要求
1、严格按照出访行程出访，若出访过程中签订各类合作协议，须交协
议原件到国交处保存；
2、团组秘书在团组回国后三天内将团组成员因公护照交回国交处，国交处复印签证页后，将护照上缴市外办保管；
3、团组秘书在团组完成公务后1个月内需提交《岭南师范学院人员团组因公出国实际执行情况公示》、《岭南师范学院出访团组实际核销费用清单及团组精选照片10张至国交处。厅级干部须另填写《广东省市厅级干部因公临时出国绩效评估表》并交国交处报省人民政府；
4、国交处把团组因公出访执行报告于校内公示，并对材料进行归档。
四、其它注意事项
1、为避免耽误行程，请出国团组注意办理流程和提交材料时限，团组需在出访前至少3个月（不含节假日）准备好准确材料交国交处国际事务科；
2、团组未能在限定时间提交相关合格审批材料的，我处将不予受理其团组的出访手续办理申请；
3、团组须确保所提供的资料信息准确无误，若出现因提供错误资料导致省外办不批准或签证不成功的情况，后果由团组承担。
联系人：李老师、周老师 电话：3183217 传真：3183218
国交处国际事务科工作邮箱：lnugjswk@163.com
Q群名称：岭师因公临时出国交流群 群号：590441348
国际交流与合作处
