一、外国邀请函和行程表原件（模板请参阅附件1）
1、团组秘书联系邀请方协商，并根据国际交流与合作处（以下简称为“国交处”）提供的邀请函模板及要求，拟定邀请函，然后由邀请方签字盖章，先让邀请方把签字后的扫描件（有两页以上的请合并成一个文件）发给团组秘书做申报材料用，待国交处审核无误后，再让邀请方把盖章后的邀请函原件寄给团组秘书，办签证时须用原件。
2、邀请方发出的邀请函需要清楚列出受邀团组的团员个人信息（姓名、职位、所属学院、学校、出生年月日）、出访目的、出访时间及行程表。
3、若出访目的为参会，除行程表中必须列明出访团组成员在会中宣读论文或发表演讲详情，还需提供每天会议的英文议程及中文翻译件。
4、行程表请列明在外参加活动每一天的行程（上午、下午及夜宿地方）。
5、赴日本团组均需提供团组成员的在职证明。
6、赴泰国团组申请泰国签证需提供邀请人身份证扫描件。
二、外国邀请函及行程表中文翻译件（模板请参阅附件2）
1、邀请函及行程表不能出现“考察”、“参观”、“游玩”、“旅游”等字样；
2、严格按照外文邀请函及行程表内容进行翻译。
三、行程汇总表一式两份（模板请参阅附件3）
1、请清楚列出从出发口岸到在国外期间每一天的行程（上午、下午）及夜宿的城市。行程中涉及的航班要写明航班号及时间；
2、出访参加会议的团组，请列明团组成员在会中宣读论文或发表演讲的具体题目或主题；
3、出境口岸(如广州)一旦确定，不能随意更改。 如已确定在广州出境，在资料申报后不能更改为在广州以外的地方出境，因出境口岸改变后，需上报校内程序，经校领导批准后，提供一份说明给湛江市外事侨务局；
4、若出访国家与北京时间时差超过12小时，团组秘书应与邀请方就行程进行沟通，以保证邀请函及所赴行程表中所列明的出访时间是以北京时间为准，同时在行程汇总表中列明北京时间及出访地当地时间；
5、行程汇总表中不能出现与公务无关的内容，如“入住酒店”、“到达酒店”“参观”、“旅游”及“游玩”等字样。
四、经费来源及预算证明一份（模板请参阅附件4）
1、请列明出访所需经费来源(列明支出单位及支出项目经费指标号)及出访所需费用的明细，如：航班费、住宿费、境外交通费、保险费等（详情参考团组材料模板中的财务预算证明）。
2、如有部分开支由邀请方承担，请详细列明。
3、在国内期间的交通食宿等费用标准，请参考学校财务处《岭南师范学院差旅费管理办法 (2017修订版)》。
4、在外国出访期间每人每天的住宿费、伙食费及公杂费标准，请参考《省直党政机关和事业单位因公临时出国经费管理办法》。
5、按照厅级干部出访规定，国内飞行只能乘坐经济舱，国际飞行可以乘坐商务舱。
6、团组秘书按照表中要求制定好经费预算后，将电子版交由国交处审核内容，待国交处审核无误后，团组秘书将审核后的预算表的纸质版交由财务处审核盖章后，然后交国交处。
五、出访人员身份证扫描件（正反面）（模板请参阅附件5）
六、《因公临时出国人员备案表》（模板请参阅附件6）
*请清楚列明家庭主要成员的情况，包括详细家庭住址，职位等资料。
七、广东省因公出国任务批件（模板请参阅附件7）
八、出访人员总名单一份（模板请参阅附件8）
九、在职证明（户籍不在湛江的团组成员需提供）。（模板请参阅附件9）
十、因公出访人员信息登记表（模板请参阅附件10）
十一、岭南师范学院因公出国人员审批表 （模板请参阅附件11）
*请团组秘书汇总团组成员信息后，按照表中要求填好此表后，将纸质版交由二级单位相关领导审批签名后，再交由国交处郑志军处长审批签名，然后送分管国际事务工作的校领导审批签名，然后交国交处保存。
*团组秘书也可选择通过校内OA系统进行申请。
十二、向省外办报的《xxxx的请示》 （详情请参阅附件12）
*请示文由国交处负责填写，团组秘书也可根据出访实际目的，按照模板填好请示的初稿，然后由国交处修改。
十三、出访团组成员在办理签证时均需填写签证个人信息表（模板请参阅附件13）
*因各国签证个人信息表所需个人信息不同，模板只供参考。团组秘书请联系国交处以取得出访国的签证个人信息表。
十四、因出访日本所需材料不同,出访日本的团组成员请下载附件“赴日报批资料”。
