办公室是学生会的中枢机构，是学生会承上启下的部门，负责协助学学工办领导、辅导员老师更好地开展工作，负责学生会各个部门资料的汇总与整理，负责联系基层班级的班长，是基层班级与学生会沟通的重要桥梁。为了更好地维持部门间良好的沟通以及与基层班级的联系，特拟定对外制度，如下：

【办公室财务】

1、瓶装水、桶装水

（1）304办公室的瓶装水属于办公室管理的财务，值班工作人员需及时查看304内瓶装水数量是否足够；

（2）购买瓶装水前，向管理学院财务的老师说明后方可自行联系饮用水公司送水过来；

（3）学院学生机构工作人员申请瓶装水时，由值班工作人员负责清点，务必仔细认真。

【打印工作】

1、打印要求：

（1）部门有材料需要打印（包括黑白打印、彩印），需向办公室值班工作人员提出外出打印申请，并由申请人所属机构的指导老师审批；

（2）外出打印的定点合作方是位于北街的祥和商店；

（3）若需打印嘉宾牌，办公室现可提供嘉宾牌打印（粉色纸存放于柜子里）。

2、注意事项：

（1）如材料打印紧急，在纸张少于50张的情况下可征询学工办老师的意见，前往教五D301或317进行打印。

（2）办公室打印机无法彩印，彩印文件均需申请外出打印；

（4）外出打印申请条，需有机构指导老师或财务主管老师签名。签完后一半留在值班工作人员处，另一半给申请工作人员带走前往打印。

【物资购买】

1、申请流程

（1）申请人须向办公室值班工作人员提出申请，并填写好工作人员提供的《社会与公共管理学院学生活动经费支出申请表》（一式两份），根据工作人员提供的申请流程进行申请；

（2）申请人若需到定点合作方（爱华广场旁和信文具店）处购买，则需再填写一份申请附表；

（3）以上两份文件简称“两大一小”。

【物资申请】

1、关于荣誉证书外壳、瓶装水、嘉宾牌的申请

（1）申请荣誉证书外壳、瓶装水、嘉宾牌等均需填写申请表（申请表由值班工作人员提供），并需得到所属机构指导老师同意方可成功申请；（注：荣誉证书、聘书需申请人走外出打印流程申请外出打印。）

（2）荣誉证书或聘书如需盖章，申请人需自行找主管老师申请盖章；

（3）注意事项：瓶装水及嘉宾牌务必在活动开展前，在值班时间内到办公室领取；嘉宾牌需在活动结束后及时归还到办公室，并作好登记。

2、关于会议室申请

教五D303-2会议室的申请：申请人需征得其机构主管老师同意后在工作人员值班时间在申请表上填写好，使用前由持钥匙的办公室工作人员负责开门，并交接好钥匙。（注：教五D303-1会议室需向党建申请)

【盖章申请】

（1）盖章申请需申请人到机构指导老师或年级辅导员处，询问获取盖章申请条，经老师审批获得签名后，申请人自行拿着盖章条到学院办公室（D318）盖章（院章或党章）。

【开各类证明材料】

（1）申请人需表明要开的证明类型，是普通的证明或红头文件证明。

（2）开任何证明前均需得到该同学年级辅导员同意，方可开取证明。

（3）开证明的时候要注意相关信息，如多少届（毕业年份为届数）、身份证号、学号等。

（4）注意证明格式问题，如首行空格，标题、落款等问题。

（5）注意：在校学生学籍证明、在读证明、成绩单可在网上办事大厅中的“成绩单”下载。

【补办学生证】（每年根据实际情况调整）

1、补办要求

（1）办理对象：学生证丢失、损坏或转专业的同学。

（2）基层同学补办时间：任何时候都可在系统上提交补办申请

学生处集中于每年4月20日、11月20日打印补办的学生证

（3）二级学院领取学生证时间：每年的5月、11月的第一周内

（4）所需材料：一张一寸本人红底照片（学籍变动类除外）、旧学生证（证件遗失类除外）

2、补办流程：

（1）登录“学生工作一体化平台”申请补办学生证。

（2）补办有以下三种情况：一是学籍变动类（需上交旧学生证）；二是证件遗失类（需上交一寸红底照片）；三是证件损坏类（需上交旧学生证和一寸红底照片）。

（3）工作人员填写好个人信息登记表，登记好该同学的个人信息，以便后期通知领回。

（4）补办人需将一寸红底照片（照片后面用铅笔写上该补办同学班别、姓名和学号）与旧学生证用文件袋装好，放到指定的抽屉里并妥善保管。

（5）工作人员按规定与流程处理好学生证相关事务，后期接到领取通知后领回补办好的学生证，发通知给相应的班长或联系本人尽快领回学生证，并做好领取登记。

社会与公共管理学院学生会办公室

2023年4月28日