岭南师范学院分散采购实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为规范学校分散采购行为，加强对分散采购活动的指导和管理，依据《岭南师范学院招投标管理办法（2021 年修订）》（岭师招标〔2021〕50号），结合学校实际，制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称“分散采购”，是指采购项目在广东省政府集中采购目录以外且采购预算金额在学校采购限额标准以下，经学校审批后由使用单位自主组织采购活动的行为。广东省政府集中采购目录以内的品目使用单位不可实施分散采购。

第三条 使用单位应成立由单位领导牵头组成的采购小组，具体负责本单位采购及相关事项。

第四条 各单位不得化整为零规避学校统一采购。

第五条 各单位应加强采购管理内部控制制度建设，切实履行岗位职责，规范采购行为，确保采购阳光运行。

第二章 工作职责

第六条 招投标采购中心负责指导和管理学校分散采购活动。

第七条 归口管理部门负责对采购标的实行归口审批管理，审批管理范围按照《岭南师范学院招投标管理办法（2021 年修订）》（岭师招标〔2021〕50号）执行。

第八条 使用单位负责按要求具体组织实施本单位的分散采购活动，对本单位分散采购的采购需求、预算编制以及采购的真实性、合法性和审计责任负责。

第三章 分散采购方式

第九条 分散采购的主要方式有比价、集体磋商、商务谈判。

（一）比价。由比价小组（不少于3人）向符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商进行货物比价，要求供应商一次报出不得更改的价格，以满足采购需求为前提且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。该方式主要适用于采购的货物或者服务规格、标准统一、货源充足且价格变化幅度小的项目。

（二）集体磋商。在充分调研采购标的市场技术或服务水平、供应、价格等情况下，由采购工作领导小组对供应商的报价及服务等进行充分讨论、研究和磋商，在满足采购需求的前提下确定成交供应商的采购方式。该方式主要适用于非标准货物或服务采购。

（三）商务谈判。由谈判小组（不少于3人）与符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商就采购货物或服务事宜进行谈判，以满足采购需求为前提且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。该方式主要适用于非标准货物或服务采购。

第四章 分散采购步骤与程序

第十条 采购申请。使用单位发起“小宗采购审批”或“大宗采购审批”采购流程，在公共附件区上传有关采购材料，并确保材料的真实性、准确性和完整性。采购材料一般包括(但不限于)采购申请、采购清单或采购需求（采购清单模板见附件 1）。达到学校立项标准或要求的，须提供立项材料。列入学校“三重一大”事项议事决策范围的，须提供校长办公会或党委常委会会议决策材料。工程建设项目需归口管理部门提交工程量清单、工程预算(控制价)等资料，必要时提交施工图纸。须经政府有关部门审批、核准的建设工程或特种设备项目，则须归口管理部门提供政府有关部门审批、核准的相关材料。

第十一条 采购审批。使用单位提交采购申请后，学校按经费审批权限和职能分工进行审批。其中，管控类危险化学品需学校安保部门和地方公安部门审批。

第十二条 采购组织。经审核批准后，使用单位按学校批准的采购方式实施采购。

第十三条 采购程序

（一）基本程序

1、根据不同采购方式，分别成立不少于三人的采购小组，其中一人为使用单位的业务分管领导，科研项目为项目负责人。

2、采购应当遵循科学合理、厉行节约的规定,原则上最终成交价格应是最低的，并且相比较预算价格有所下浮。

3、采购完成后，采购小组确定结果后应在采购流程明确成交供应商的名称（全称）及成交价格，并填写《岭南师范学院分散采购记录表》（附件2）上传至采购流程，纸质材料由使用单位存档备查。

（二）各采购方式的具体程序

1、采用比价方式采购的项目，由采购小组向符合资格条件和技术要求的三家或以上的供应商进行比价，要求供应商一次报出不得更改的报价单（模板见附件3），由供应商盖章，采购小组成员签名，并上传至采购流程，纸质材料交使用单位留档备查。

2、采用集体磋商方式采购的项目，使用单位应在充分调研的情况下，由采购小组对供应商的报价及服务等进行充分讨论、研究和磋商，在满足采购需求的前提下确定成交供应商。集体磋商需形成磋商记录，将参加人员、磋商过程、成交供应商和成交价格等情况进行详细记录，并将磋商记录、成交结果等资料扫描上传至采购流程。

3、采用商务谈判方式采购的项目，使用单位应成立采购小组，采购小组由技术专家、项目经办人等有关方面的代表组成。采购小组制定谈判文件，邀请符合资格条件和技术要求的三家或以上的供应商就采购货物或服务事宜进行谈判。谈判结束后，采购小组应要求所有参加谈判的供应商，在规定的时间内进行最后报价。谈判记录和成交结果等资料需扫描上传采购流程。

第十四条 合同办理。使用单位根据学校有关规定和成交情况办理合同签订手续。

第十五条 履约验收。使用单位按要求组织履约验收，对验收合格的项目及时付款结算，验收不合格的项目应当依据有关规定和合同约定及时处理。

第十六条 资料归档。使用单位应按照“全过程留痕、可追溯备查”的要求，安排专人负责收集整理采购工作资料并立卷归档备查，采购工作资料包括报价单、磋商记录、谈判记录、合同等。

第五章 监督与检查

第十七条 校内各二级单位和个人对校内分散采购活动中的违法、违规行为有权进行举报和投诉。

第十八条 参与采购工作的所有单位和个人，均应遵守国家相关法律、法规和学校的有关规定，坚持原则，秉公办事。禁止下列行为：

（一）未经审批擅自实施采购；

（二）将必须进行采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标；

（三）以不合理的条件限制、排斥潜在供应商，对潜在供应商给予歧视待遇或限制供应商之间竞争；

（四）项目验收过程中，玩忽职守，不认真负责，验收申请与实际完成情况不符；

（五）其他违反采购规定的行为。

第十九条 对未按规定组织实施采购活动的，或采购活动中存在玩忽职守、徇私舞弊、不正当履职行为的，按照国家法律法规和《岭南师范学院招投标管理办法（2021 年修订）》（岭师招标〔2021〕50号）有关规定处理。

第二十条 招投标采购中心对校内分散采购活动进行不定期检查，并将校内分散采购结果进行公示。

第二十一条 学校纪检监察、审计部门对学校分散采购活动进行监督。

第六章 附则

第二十二条  本实施细则所称的“以上”“以内”，均包括本数；所称的“以下”“以外”，均不包括本数。

第二十三条  本实施细则由招投标采购中心负责解释，自发布之日起施行。