WS11 综合

1

学校有关外事工作年度工作计划、总结、通知、请示、报告及批复、简报以及外事工作统计报表等文件材料

WS11

永久

2

学校外事工作活动等相关文件材料（照片、录像入声像类SX）

WS11

永久

3

国际交流与合作处工作大事记

WS11

永久

4

上级关于外事工作的批示、规定、通知等文件材料

（凡从机要科领取的复印件都不用归，机要科会归档原件）

WS11

长期

5

本校外事工作的规章制度

WS11

长期

6

与国（境）外高校、机构签订合同、协议、招生简章

WS11

长期

7

国外知名人士向学校捐赠基金的函等文件材料

WS11

长期

8

工作形成的其他有保存利用价值的文件材料

WS11

长期

WS12 出国（境）

1

学校因公临时出国(境)年度计划、工作总结

WS12

长期

2

由学校单独组团或由领导率团出访、考察、参加会议的报告与批件、代表团名单及出访人员有关材料、出访计划、总结等材料

WS12

长期

3

出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）

WS12

长期

4

国际学术会议论文；国际比赛、竞赛的文件材料

WS12

长期

WS13 来校

1

上级关于聘请外籍专家、教授及国际交流方面的政策性文件

WS13

长期

2

聘请外籍名誉教授、客座教授的聘请合同、请示、报告、上级批件、接待计划和讲学安排、专家名单、专家名册等材料

WS13

长期

3

外国政府官员、各界人士来校参观访问的文件材料

WS13

长期

4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

WS13

长期

5

学校与国(境)外校际交流的协议、备忘录等材料

WS13

长期

WS14 国际合作与会议

1

学校举办的或参加的国际学术会议请示、报告与批示、代表名单、活动计划、总结等有关材料

WS14

长期

2

中外合作项目的请示、报告及批复、合同、协议、重要书信来往、实施计划、备忘录等材料（如：孔子学院 ）

WS14

长期

3

本校完成的国际合作项目、成果等材料

WS14

长期

4

授予外籍人员名誉称号的材料

WS14

长期

5

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

WS14

长期

WS15 外国留学生工作

1

录取审批材料；学生名册

WS15

永久

2

国际学生学籍登记表、成绩单等文件材料（可随学院毕业生班级统一整理归档）

WS15

永久

3

教学计划、大纲、安排

WS15

4

有关国际学生的重要活动计划、实施情况、总结

WS15

长期

DQ15 港澳台工作事务

1

港澳台工作事务中形成的有关材料

DQ15

长期

SX声像

（包括：照片（SX12）、录音带（SX13）、录像带（SX14）、幻灯片（SX15）、磁盘（SX16）、影视胶片（SX17）、缩微胶片（SX18）、 光盘（SX19））

1

外事工作、国际学术会议等重大事件录音、录像、照片及文字说明材料

SX12

|

SX19

永久

2

其他有保存利用价值的声像材料

永久

SW实物

1

国外知名人士向学校赠送礼品、纪念品和题词等实物及清单

SW

永久

2

获校外表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料

SW

永久

3

其他具有保存和利用价值的实物材料

SW

永久

本部门获奖情况统计表（国家级、省级、市级）

长期