XZ11行政综合

上级机关和学校印发的文件

1

上级机关颁发有关高校行政管理的决定、指示、命令、条例、规定、办法、通报、通知等文件材料

（凡从机要科领取的复印件都不用归，机要科会归档原件）

针对本校的、重要的

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永久

一般性指导与参照作用的

长期

2

学校行政发布的决定、条例、规定、规章制度、通知、通报、通告、布告、管理办法等文件材料

重要的、方针政策性的

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永久

需要长期贯彻执行或有长期查考价值的

长期

学校工作计划、总结、报告、简报

3

学校教育事业规划、计划方案、报告、请示与上级批复及各项管理工作中的重要文件材料

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永久

4

学校学年、年度工作要点及工作总结等

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永久

5

学校简报、信息、动态、历史沿革、校史材料、大事记等

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永久

6

各院、部（处）、直属单位上报的工作计划、总结等

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长期

各种会议文件

7

上级领导来校视察的讲话记录、纪要；校领导外出活动的代表学校的重要讲话（照片、讲话录像入声像类SX）

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永久

8

校长办公会的会议记录、纪要；校长办公会议、校务会决定事项通知单

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永久

9

全校性的工作会议、座谈会文件及其教学、科研等专题工作会议的记录、纪要

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永久

10

由校长办负责组织的开学、新生入学、毕业典礼等全校性会议的领导讲话、大会报告、典型发言等文件材料

重要的

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永久

一般的

长期

机构设置、人员变动

12

学校各类委员会、领导小组成员名单

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永久

13

学校机构设置、调整、更改名称的通知、决定

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永久

文秘、统计、信访及其它

14

学校及各部门启用、销毁印章的文件资料

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永久

15

学校统计年报表、统计资料分析汇编等文件材料

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永久

16

学校与国内外有关单位签订合同、协定、协议书、意向书等

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永久

17

校长接待日记录、纪要及有关重要文件材料

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永久

18

重要群众来信来访重要材料

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长期

19

以学校（校长）名义给国内外单位或个人来往的重要函件

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长期

20

校发文件编号簿

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长期

21

校庆工作材料

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长期

22

电子校务建设方面的文件材料

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长期

校地合作办工作材料

1

与合作单位签订的合作协议

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永久

2

合作过程中形成的相关文件材料

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永久

3

形成的其他有保存价值的文件材料

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长期

CB出版物

1

编辑印制出版的各类编研文件材料、画册等

CB

永久

SW 实物

1

学校制发的各类证件、校章、校徽、纪念章、纪念品

SW

永久

2

学校在学术交流、科技合作、校庆等对外活动中接受的具有保存价值的实物；对我校发展建设有突出贡献并具有一定影响的各界知名人士的具有保存和利用价值的实物材料

SW

永久

3

学校在省级及以上、国外各项比赛、科学研究等各类活动中获奖的证书、奖杯（牌）、奖状等

SW

永久

4

其他有保存价值的实物材料

SW

长期

SX声像

（包括：照片（SX12）、录音带（SX13）、录像带（SX14）、幻灯片（SX15）、磁盘（SX16）、影视胶片（SX17）、缩微胶片（SX18）、 光盘（SX19））

1

重大活动、事件的录音、录像、照片及文字说明材料（比如校庆等）

SX12

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SX19

永久

2

对我校发展建设有突出贡献并具有一定影响的各界知名人士的具有保存和利用价值的声像等材料

永久

本部门获奖情况统计表（国家级、省级、市级）

长期