第一章 总则

 

第一条 为做好国家重点档案文件级目录数据（以下简称目录数据）验收工作，确保目录数据验收工作的权威性、科学性和规范性，根据国家档案局、财政部《“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划》和国家档案局《国家重点档案保护与开发项目管理办法》，制定本办法。

第二条 本办法所称国家重点档案文件级目录，是指“十三五”时期各地通过开展国家重点档案目录基础体系建设项目，向全国明清档案资料目录中心、全国民国档案资料目录中心和全国革命历史档案资料目录中心（以下简称目录中心）报送的国家需要永久保存的珍贵档案文件级目录。

第三条本办法适用于目录数据的自查、审核与验收。

第四条目录数据验收工作在国家档案局统一领导下，由目录中心和各级档案部门分级负责。目录中心负责目录数据的验收工作，省级档案部门（含计划单列市、新疆生产建设兵团，下同）负责本地区目录数据的审核、汇总和向目录中心报送工作，承担目录报送任务的各档案馆负责本馆报送目录数据的自查工作。

第五条目录的验收以数据为主，采取数据验收与实地检查相结合的方式进行。

第二章 验收程序

 

第六条承担目录报送任务的档案馆要做好目录数据报送前的自查工作，每年11月底前将通过自查的目录数据、审核申请和工作情况报告报所在地区省级档案部门审核。

第七条省级档案部门要做好本地区各档案馆报送目录数据的审核汇总工作，每年12月底前将通过审核的目录数据、验收申请及目录采集审核工作情况报告，分别报各目录中心验收。对未通过审核的目录数据，应退回报送单位，并指导其进行修改。

第八条目录中心要做好省级档案部门报送目录数据的验收工作，并将通过验收的目录数据导入数据库。对未通过验收的目录数据，应退回省级档案部门，并指导其进行修改。目录中心应于每年3月底前完成上年度目录数据的验收工作。

第九条年度目录数据验收工作完成后，目录中心应将验收结果报国家档案局备案，并向国家档案局提交年度验收工作情况报告。

第十条国家档案局根据目录中心的验收工作情况报告，对各地目录数据的上报、自查、审核、验收工作进行抽查，并组织目录中心对有关档案目录进行实地核查。

 

第三章 验收要求

 

第十一条目录数据的审核与验收主要以抽检方式进行。抽检数量不得低于最低抽检比例要求，抽检的目录数据要有代表性，要覆盖全部报送全宗。目录数据的抽检差错率低于最高差错率的可判定为通过验收，高于最高差错率的判定为未通过验收。

第十二条省级档案部门进行审核时，明清档案的最低抽检比例为20%，最高差错率为5%；民国档案的最低抽检比例为10%，最高差错率为0.3%；革命历史档案的最低抽检比例为15%，最高差错率为0.3%。

第十三条目录中心进行验收时，明清档案的最低抽检比例为5%，最高差错率为5%；民国档案的最低抽检比例为2%，最高差错率为0.3%；革命历史档案的最低抽检比例为10%，最高差错率为0.3%。

第十四条在审核与验收时，应依据有关目录数据采集具体要求，重点检查下列内容：

（一）目录数据是否属于报送范围。检查文件题名、文件形成时间和责任者等信息，判断是否属于目录中心接收范围。

（二）目录数据所有必要项目是否已按要求进行著录。

（三）文件题名是否符合著录要求。要检查文件题名是否清晰，要素是否完整，是否准确体现档案内容。

（四）著录项内容是否规范。要检查著录内容是否有错漏字，时间格式、数字格式、机构简称等是否符合要求。

（五）控制使用标识填写是否正确。要检查应控制使用档案是否已按要求标注了控制使用标识，还要检查非控制使用档案是否存在按控制使用档案进行标注的问题。

（六）目录数据是否存在重复上报。要检查档号、文件题名等是否重复，是否存在同一目录多次上报问题。

（七）文件格式、软件版本是否符合要求，目录数据是否已汇总为一个DBF文件。

第十五条目录数据未通过审核的，承担目录报送任务的档案馆应将目录数据修改后，在审核截止时间前向各省级档案部门申请再次审核。

第十六条目录数据未通过验收的，省级档案部门应重新审核目录数据并组织修改，在验收截止时间前向目录中心申请再次验收。

第十七条目录中心、省级档案部门和承担目录报送任务的档案馆应注意把握时间节点，确保按时完成有关工作。

第十八条目录中心、省级档案部门和承担目录报送任务的档案馆，应认真整理并妥善保存验收工作中形成的有关材料和记录。

 

第四章 附则

第十九条目录中心和省级档案行政管理部门可以依据本办法，结合工作实际，制定具体实施细则。

第二十条本办法由国家档案局负责解释。

第二十一条本办法自2017年3月10日起施行。

（国家档案局办公室秘书处2017年3月9日印发）